Nutzungsbedingungen für LegalFlow

1. Anbieter und Geltungsbereich

Anbieter der LegalFlow-Plattform ist Ryan Nyberg e.K., Leipziger Str. 222, 01139 Dresden, Deutschland („LegalFlow“). Weitere Anbieterinformationen und Kontaktmöglichkeiten enthält das Impressum.

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die geschäftliche Nutzung der webbasierten LegalFlow-Software durch die registrierte Kanzlei oder das registrierte Unternehmen („Kunde“) und dessen autorisierte Benutzer. Für individuell ausgehandelte Enterprise-Verträge gelten diese Bedingungen nur ergänzend. Individuelle Vereinbarungen haben im Konfliktfall Vorrang.

2. Vertragsschluss und Vertretungsbefugnis

Der Vertrag kommt zustande, wenn eine vertretungsberechtigte Person die Registrierung abschließt, diesen Nutzungsbedingungen zustimmt und LegalFlow den Workspace bereitstellt. Die registrierende Person versichert, im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln und den Kunden wirksam verpflichten zu dürfen.

Angaben bei Registrierung und Bestellung müssen vollständig und richtig sein. Änderungen an Kanzleiname, Rechnungs- oder Kontaktdaten sind unverzüglich im Workspace oder über die angebotene Kontaktmöglichkeit zu aktualisieren.

3. Benutzerkonten und Administration

Der Kunde bestimmt mindestens einen Administrator. Administratoren können Benutzer einladen, Rollen vergeben, Integrationen aktivieren und vertragsrelevante Einstellungen verwalten. Der Kunde ist für die Handlungen seiner autorisierten Benutzer verantwortlich, soweit diese seinem Verantwortungsbereich zuzurechnen sind.

Zugangsdaten sind personenbezogen, vertraulich zu behandeln und dürfen nicht geteilt werden. Der Kunde muss LegalFlow unverzüglich informieren, wenn ein unbefugter Zugriff vermutet wird, und Zugänge ausscheidender Mitarbeiter zeitnah deaktivieren.

4. Leistungsumfang

LegalFlow stellt eine mandantenfähige SaaS-Plattform zur strukturierten Mandantenaufnahme, Dokumentenverarbeitung, Fallorganisation, Kommunikation, Terminverwaltung und unterstützenden automatisierten Analyse bereit. Der konkrete Funktionsumfang, die Nutzungsgrenzen und die Anzahl der Mitarbeiterlizenzen ergeben sich aus dem gebuchten Tarif, der Bestellansicht oder einer individuellen Leistungsbeschreibung.

LegalFlow darf die Plattform technisch weiterentwickeln, sofern die für den vereinbarten Vertragszweck wesentlichen Funktionen während einer laufenden Abrechnungsperiode nicht unzumutbar eingeschränkt werden. Vorschau- und Beta-Funktionen können geändert oder eingestellt werden.

5. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist insbesondere verpflichtet,

• die Plattform nur im Rahmen geltenden Rechts und berufsrechtlicher Verpflichtungen zu verwenden,
• die Rechtmäßigkeit der eingegebenen, hochgeladenen und an Dritte übermittelten Daten sicherzustellen,
• erforderliche Informationen, Einwilligungen oder sonstige Rechtsgrundlagen gegenüber Mandanten und Mitarbeitern einzuholen,
• automatisiert erzeugte Ergebnisse fachlich zu prüfen, bevor darauf rechtlich oder tatsächlich relevante Maßnahmen gestützt werden,
• eigene organisatorische Fristen-, Vertretungs- und Ausfallprozesse vorzuhalten, und
• die im Tarif vorgesehenen Benutzer-, Speicher- und Nutzungslimits einzuhalten.

6. Unzulässige Nutzung

Untersagt sind insbesondere:

• rechtswidrige, betrügerische oder missbräuchliche Nutzungen,
• das Hochladen von Schadsoftware oder Inhalten, die Rechte Dritter verletzen,
• unbefugte Zugriffsversuche, Sicherheitsprüfungen ohne vorherige Zustimmung oder Umgehung technischer Beschränkungen,
• automatisierte Massenabfragen, die Stabilität oder Sicherheit der Plattform beeinträchtigen,
• Weiterverkauf, Unterlizenzierung oder Bereitstellung als eigener Dienst ohne ausdrückliche Vereinbarung, und
• Reverse Engineering, soweit ein solches Verbot gesetzlich zulässig ist.

Bei erheblichen oder fortgesetzten Verstößen darf LegalFlow nach verhältnismäßiger Prüfung den betroffenen Zugang vorübergehend sperren. Soweit möglich, wird der Kunde zuvor informiert und erhält Gelegenheit zur Abhilfe.

8. Testphase, Tarife und Zahlung

Die bei direkter Registrierung angebotene Testphase läuft grundsätzlich 14 Tage und umfasst die in der Registrierungsansicht bezeichneten Funktionen. Sie wird nicht allein durch die Registrierung kostenpflichtig. Nach Ablauf kann LegalFlow den Funktionsumfang beschränken, bis ein kostenpflichtiger Tarif bestellt wird.

Für kostenpflichtige Tarife gelten die Preise, Steuern, Abrechnungsintervalle, Nutzungsgrenzen und etwaigen Testbedingungen, die unmittelbar vor der verbindlichen Bestellung angezeigt werden. Zahlungen werden über den angegebenen Zahlungsdienstleister abgewickelt. Rechnungsbeträge sind zum jeweils ausgewiesenen Zeitpunkt fällig.

Monatliche oder jährliche Abonnements verlängern sich um das jeweils gewählte Abrechnungsintervall, bis sie über die Abrechnungsverwaltung oder eine andere angebotene Kündigungsmöglichkeit beendet werden. Die ordentliche Kündigung wirkt zum Ende der laufenden, bereits bezahlten Abrechnungsperiode. Zwingende gesetzliche Erstattungsansprüche bleiben unberührt.

Bei Zahlungsverzug darf LegalFlow nach Mahnung und angemessener Fristsetzung kostenpflichtige Funktionen sperren. Der Zugang zu erforderlichen Exportmöglichkeiten wird dabei, soweit rechtlich und technisch zumutbar, nicht unangemessen eingeschränkt.

9. Verfügbarkeit, Wartung und Drittanbieter

LegalFlow bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, schuldet jedoch keine bestimmte Verfügbarkeitsquote, sofern kein gesondertes Service Level Agreement vereinbart wurde. Wartung, Sicherheitsupdates, höhere Gewalt, Internetstörungen sowie Ausfälle notwendiger Drittanbieter können die Nutzung vorübergehend beeinträchtigen. Planbare wesentliche Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab angekündigt.

10. Kundendaten und Datenschutz

Der Kunde behält seine Rechte an den von ihm oder seinen Benutzern bereitgestellten Inhalten. Er räumt LegalFlow für die Vertragsdauer die erforderlichen, nicht ausschließlichen Rechte ein, diese Inhalte ausschließlich zur Erbringung, Sicherung und vertragsgemäßen Verbesserung des Dienstes zu verarbeiten.

Soweit LegalFlow personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, handeln die Parteien nach Art. 28 DSGVO und schließen den erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ergänzende Informationen enthält die Datenschutzerklärung. Kundendaten werden nicht für das Training allgemeiner, kundenübergreifender KI-Modelle verwendet, sofern dies nicht ausdrücklich und gesondert vereinbart wird.

11. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln nicht öffentliche geschäftliche, technische und mandatsbezogene Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur für die Durchführung des Vertrags. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt. LegalFlow verpflichtet Personen mit berechtigtem Zugriff auf Kundendaten zur Vertraulichkeit.

12. Rechte an LegalFlow

Sämtliche Rechte an der Plattform, Software, Dokumentation, Marke und den von LegalFlow bereitgestellten Vorlagen verbleiben bei LegalFlow oder den jeweiligen Lizenzgebern. Für die Vertragsdauer erhält der Kunde ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und auf seine autorisierten Benutzer beschränktes Nutzungsrecht.

Feedback darf LegalFlow unentgeltlich zur Weiterentwicklung verwenden, sofern dabei keine vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Kundendaten offengelegt werden.

13. Gewährleistung

LegalFlow stellt den Dienst im Wesentlichen entsprechend der vereinbarten Leistungsbeschreibung bereit. Der Kunde hat reproduzierbare Mängel mit einer nachvollziehbaren Beschreibung zu melden. LegalFlow erhält Gelegenheit zur Nacherfüllung. Gesetzliche Mängelrechte bleiben im Übrigen unberührt.

LegalFlow gewährleistet nicht, dass automatisierte Ergebnisse fehlerfrei oder für einen nicht ausdrücklich vereinbarten Einzelfall geeignet sind. Diese Einschränkung lässt die Pflicht zur vertragsgemäßen technischen Leistungserbringung unberührt.

14. Haftung

LegalFlow haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie sowie in sonstigen Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Diese Haftungsregelung gilt entsprechend für Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von LegalFlow.

Der Kunde bleibt für anwaltliche Entscheidungen, Fristenkontrolle, berufsrechtliche Pflichten und die fachliche Prüfung der Arbeitsergebnisse verantwortlich. Dies begründet keinen Haftungsausschluss für eine von LegalFlow zu vertretende Verletzung der vorstehenden Vertragspflichten.

15. Freistellung bei rechtswidrigen Kundeninhalten

Der Kunde stellt LegalFlow von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, die auf einer schuldhaften rechtswidrigen Nutzung der Plattform oder schuldhaften Verletzung von Rechten Dritter durch vom Kunden bereitgestellte Inhalte beruhen. LegalFlow informiert den Kunden unverzüglich über solche Ansprüche und ermöglicht ihm, die Verteidigung in angemessenem Umfang zu unterstützen. Eigenes Verschulden von LegalFlow bleibt unberührt.

16. Laufzeit und Vertragsbeendigung

Die Laufzeit ergibt sich aus der Testphase, dem gewählten Abonnement oder der individuellen Bestellung. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei einem schwerwiegenden, trotz Abmahnung nicht behobenen Vertragsverstoß vor; eine Abmahnung ist entbehrlich, wenn sie unzumutbar oder offensichtlich erfolglos ist.

Nach Vertragsende endet das Nutzungsrecht. Der Kunde muss benötigte Daten rechtzeitig über vorhandene Exportfunktionen sichern. Rückgabe und Löschung personenbezogener Daten richten sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und den dokumentierten Löschfristen.

17. Änderungen dieser Bedingungen

Für neue Verträge gilt die bei Vertragsschluss veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen für laufende Verträge werden in Textform angeboten und bedürfen der Zustimmung des Kunden, soweit keine gesetzliche Grundlage eine andere Vorgehensweise erlaubt. Rein technische, redaktionelle oder für den Kunden ausschließlich vorteilhafte Anpassungen können mit angemessener Vorankündigung vorgenommen werden.

18. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Dresden, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

Änderungen und Ergänzungen individueller Vereinbarungen bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, gelten an ihrer Stelle die gesetzlichen Vorschriften; die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen bleibt unberührt.